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La
nota de prensa (II)
La nota de prensa es la herramienta básica
del trabajo de relaciones públicas. Se tiene constancia de
que fue utilizada desde finales del siglo XVIII. Este escrito debe
reunir ciertos requisitos de elaboración para hacerlo más
atractivo y accesible. Puede ser acompañado de materiales
de apoyo e incluso, en la actualidad, puede distribuirse, a través
de internet, a miles de periodistas y líderes de opinión.
Diez consejos básicos para conseguir
que tu nota de prensa de prensa sea difundida
1. Asegúrate que la información es
una noticia, es decir, que sea novedosa y que tenga interés
para el público. Esta es el primer filtro que debe pasar
en la mano de un periodista.
2. No envíes información que no
sea relevante. Si la nota tiene un tema claro de interés,
incluir más cosas que no tengan importancia pueden confundir
al periodista.
3. Piensa en el tipo de medio al que estás
enviando la información e intenta contactar desde el primer
momento con su público objetivo, ya sean madres primerizas,
señores mayores con alto nivel económico, jóvenes
fans de un artista. De esta forma haces que su interés los
haga llegar hasta el final del comunicado.
4. Lo importante es la noticia, quién fue
el autor puede ser secundario y no al revés. Piensa que el
nuevo producto es la novedad y no la compañía que
lo creó.
5. Ten empatía con el público objetivo
del medio y piensa por qué le interesa la información
que difundes y cómo le gustaría verla presentada.
De esta forma ayudas al periodista a hacer su trabajo.
6. Busca "titulares". Si tu primer párrafo
es demasiado largo y farragoso, puedes lograr que los periodistas
no pasen de éste y aunque el resto de la nota sea interesante
ellos nunca lo sabrán. Intenta resumir todo en no más
de 10 ó 12 palabras.
7. Mantén un lenguaje claro y evita los
adjetivos. Salvo que la información vaya dirigida a expertos,
huye de términos técnicos. Los periodistas reciben
mucha información de incontables fuentes continuamente, pero
eso no los hace expertos en todo.
8. Expon hechos contrastados y contrastables. Si
hablas de las cualidades de un producto, intenta establecer parámetros
cuantificables para obtener más credibilidad.
9. Deja toda la información de contacto
que sea posible. Nombre, dirección, teléfono, fax,
correo electrónico, dirección de página web.
Puede ser que los periodistas quieran saber más acerca del
tema de la nota para completar su información o para darle
un enfoque que vaya más en línea con lo que quieren.
10. Ayuda al periodista a hacer su trabajo. Ya
se ha mencionado anteriormente, pero no está de más
recalcarlo: el primer filtro que tiene que pasar una comunicación
antes de llegar a ser difundida es un "trabajador de la información".
El o la periodista te agradecerá que le facilites las cosas.
Si no lo haces, tendrás menos oportunidad de alcanzar tu
objetivo.
Materiales de apoyo a la nota de prensa
Algunas veces, la información que contiene
una nota de prensa interesa al periodista, pero necesita de algún
apoyo para poder difundirla de la mejor manera posible.
En este sentido, los materiales de apoyo que acompañen
a una nota de prensa deben obedecer a las necesidades de cada medio.
Si se trata de una televisión, un videocomunicado con imágenes
relativas a la información, con entrevistas a líderes
de opinión o portavoces de la compañía o institución,
serán de gran ayuda para el medio. Un radiocomunicado servirá
para las estaciones radiofónicas e imágenes en alta
resolución (en formato electrónico o en diapositivas,
para los medios impresos.
Por supuesto, también se pueden enviar otro
tipo de materiales de apoyo, dependiendo del tema que se trate,
pero para esto lo mejor es mantener la misma estrategia que para
el contenido de la nota de prensa: lo mejor es ser escueto, sencillo
y claro.
Demasiados materiales pueden apabullar o distraer
al periodista de lo más importante para nosotros: la información
de la nota de prensa.
Además, aunque los materiales sean de la
mayor calidad, siempre hay una posibilidad de que el periodista
prefiera conseguir los suyos directamente.
Las e-notas de prensa
He dejado al último el tema de las e-notas
de prensa sencillamente porque todo lo que se ha dicho a lo largo
del artículo, es válido para la elaboración
de este tipo de comunicados en cuanto a sencillez, claridad y brevedad
del mensaje. Pero, por las características del formato, ofrece
múltiples ventajas, tanto para el periodista como para el
profesional de relaciones públicas, aunque también
impone ciertas limitaciones para ambos colectivos.
Ventajas para el periodista:
• Recibe la información directa y rápidamente en
su puesto de trabajo o, si tiene un webmail, desde cualquier ordenador
con acceso a internet.
• El formato del comunicado es más atractivo.
• No le ocupa espacio físico.
• Facilita el almacenamiento de la información.
• Puede acceder automáticamente a más fuentes de
información disponibles en la red.
Ventajas para el profesional de relaciones
públicas:
• Posibilidad de enviar la información directa y rápidamente
a cientos o miles de periodistas.
• Reducción de costes de distribución (se evitan
impresiones, manipulaciones, sellos y mensajerías, así
como todo el tiempo antes dedicado a todas estas actividades).
• No le ocupa espacio físico.
• Posibilidad de acompañar la información con imágenes
de alta resolución, audio y vídeo, para descargar
y utilizar posteriormente en los medios de comunicación.
• Establece interactividad con los periodistas mediante algunas
sencillas funciones incluidas paralelamente al comunicado (votaciones,
formularios, inscripciones, juegos, etc.).
• Permite mantener actualizada en tiempo real la base de datos
de correos electrónicos de periodistas.
• Origina visitas de líderes de opinión a las páginas
webs de las empresas o instituciones que remiten la información.
Limitaciones:
• La necesidad de contar con un ordenador con acceso a internet.
• La necesidad de que los periodistas consulten su correo electrónico
y destaquen la información que reciben entre multitud de
mensajes de todo tipo.
Las limitaciones, por mencionar algunas, pueden
ser discutibles ante la amplia cobertura de internet entre los representantes
de los medios de comunicación españoles y, porque
la competencia por la atención del periodista es un reto
que reside en la naturaleza misma de la actividad de relaciones
públicas, con lo que se deben emprender estrategias para
destacar el mensaje entre una multitud de informaciones.
Además, las e-notas de prensa pueden ser
reenviadas entre los periodistas a otras personas, convirtiéndose
en "embajadores" de la información y dando paso
a convertirlas en verdaderas campañas de comunicación
viral.
En sí, las e-notas de prensa pueden ser
herramientas verdaderamente atractivas y versátiles, pero
lo que en el fondo seguirá importando es la información
que contenga.
Servicios de distribución de notas
de prensa
Actualmente, existen varios servicios de envío
de comunicados, ya sea en forma electrónica a través
de internet o vía fax, para distribuir notas de prensa entre
miles de medios abonados.
Gracias a estos servicios, empresas, instituciones
y hasta individuos que no se podían permitir contratar los
servicios de una empresa de relaciones públicas están
obteniendo una cobertura mediática sobre su producto, actividad
o idea, que, de otra forma, sería difícil lograr.
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