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AUTORRESPONDEDORES
¿Qué
es un Autorrespondedor? ¿qué ventajas tiene? ¿qué
funciones tiene? Intentaré dar respuesta a estas preguntas
a lo largo del presente artículo.
Uno de los
objetivos perseguido por todo hombre de negocios en Internet es
la automatización de los sitios, es decir, que las cosas
funcionen por si solas de tal forma que los recursos disponibles
de la empresa se puedan dedicar a otras funciones. Pues bien,
los autorrespondedores nacen con la intención de automatizar
determinadas funciones repetitivas que se producen en la comunicación
vía email con los clientes o prospectos.
Un Autorrespondedor
se podría comparar con un contestador automático,
al cual se le programa con el mensajes o mensajes adecuados y
salta siempre que reciba un determinado email. He dicho un determinado
email ya que no todos los emails que una empresa reciba van a
ser respondidos por un autorrespondedor, eso va a depender del
grado de automatización que usted quiera dar a su sitio.
De tal forma que cuanto mayor sea el grado de automatización,
es decir, cuantas más direcciones de correo electrónico
estén dirigidas hacia un autorrespondedor, mayor será
el grado de automatización del sitio.
Las ventajas
que tiene el uso de un autorrespondedor son las derivadas de poner
en piloto automático determinadas funciones repetitivas
en su empresa, del tal forma que pueda hacer una reasignación
de los recursos humanos disponibles en su empresa, dar una imagen
de eficacia al responder a los mensajes de sus clientes o prospectos
inmediatamente así como es posible realizar un seguimiento
a los clientes enviándoles emails cada cierto tiempo.
Un autorrespondedor
se puede utilizar para muchas cosas entre las que se podrían
citar:
· Enviar un
ejemplar de su newsletter a todas aquellas personas que lo soliciten.
· Enviar artículos a todas aquellas personas que lo soliciten.
· Enviar emails de confirmación de compras, altas en newsletters,
etc..
· Ofrecer información institucional sobre su empresa a
los medios de comunicación.
· Información sobre sus productos o servicios así
como sobre el precio que dichos productos o servicios tiene.
En fin, se
puede utilizar para todas aquellas tareas de comunicación
que usted considere susceptible de ser automatizadas.
Ahora bien,
a la hora de contratar los servicios de una autorrespondedor (los
cuales los suelen ofrecer su IPS) ha de tener en cuenta los siguientes
elementos:
· El autorrespondedor
que utilice no ha de tener un limite de palabras por mensaje ya
que es posible que su mensaje supere dicho limite y se vea obligado
a condicionar el mensaje al limite establecido de palabras.
· Ha de permitirle
el acceso para cambiar el mensaje o mensajes a cualquier hora
del día y de la noche así como ha de permitirle
total libertad para modificar el mensajes o mensajes cuantas veces
desee sin cargo adicional alguno.
· No ha de
tener activada la función de palabras claves, es decir,
hay autorrespondedores que exigen que determinados campos (por
ejemplo, el campo asunto) estén completados para poder
aceptar en mensaje. Este apartado es importante ya que con frecuencia
la gente se olvida de rellenar el campo asunto y si el autorrespondedor
tiene activada esta función, el mensaje no les llegara
y por lo tanto habrán perdido a un cliente o potencial
cliente.
· Con el
fin de personalizar el mensaje de respuesta enviado por el autorrespondedor,
ha de tener la capacidad de poder extraer el nombre del remitente.
· Ha de permitirle
escribir distintos mensajes con el fin de poder automatizar distintas
parte de su sitio; del tal forma que no hay un único autorrespondedor
sino varios, con distintos mensajes cada uno de los cuales tendrá
un dirección de correo electrónico determinada.
· Ha de tener
la capacidad de enviar a su buzón de entrada cada email
recibido, con el fin de leer el mensaje y poder ampliar la respuesta
en caso de que la respuesta enviada por el autorrespondedor no
sea todo lo completa o profunda que usted desearía.
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