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La
reingeniería
ÍNDICE:
PARTE I
1.
Introducción
2. Análisis
3. El posicionamiento y la reingeniería
4. La base del éxito en la reingeniería
PARTE II
5.
Reingeniería movimiento hacia un nuevo paradigma
6. Expectativas de la reingeniería
7. Reingeniería aplicada a los recursos humanos
8. Conclusión
9. Bibliografía
1.
Introducción
Por
naturaleza, el hombre busca respuestas a las diferentes interrogantes
que va encontrando a medida que desarrolla su saber, y una vez que
consigue estas respuestas se realiza nuevas interrogantes, cuestiona
estas respuestas.
Nos
atreveríamos a decir que el proceso de reingeniería
es una respuesta a una interrogante ("¿estamos acaso haciendo
las cosas bien o podríamos hacerlas mejor?") que surgió
después de haber obtenido una respuesta (el proceso o actividad
en sí) a una interrogante que se planteó originalmente
(Cómo hacer las cosas).
El
objetivo de este trabajo, es realizar un viaje a través de
la teoría de la reingeniería y como esta puede ser
una herramienta eficaz en el desarrollo de nuestros negocios, en
el desenvolvimiento de nuestra carrera administrativa y el ramo
del mercadeo.
2.
Análisis
¿Qué
significa "Reingeniería"?. Empecemos por definirlo desde
un punto de vista sencillo. Ingeniería es "La aplicación
de los conocimientos científicos a la invención, perfeccionamiento
y utilización de la técnica industrial. . . .La función
coherente que un grupo de expertos aporta al proceso creador de
una realización técnica". En pocas palabras, es la
forma como el hombre desarrolla técnicas para realizar de
manera más fácil, las cosas, a fin de cualquier persona
pueda, siguiendo los mismos procedimientos repetir con los mismos
resultados dicha acción. Reingeniería entonces es,
la revisión de esos procesos, a fin de hacerlos mucho más
efectivos.
La
reingeniería es un nuevo enfoque que analiza y modifica los
procesos básicos de trabajo en el negocio. En realidad, las
perspectivas de la reingeniería pueden ser muy atractivas
para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud
todos sus conocimientos en sus empresas, con el propósito
(como dijimos antes) de hacerlos más efectivos: mayor rapidez,
mayor cantidad, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias.
Como
toda actividad novedosa ha recibido diversidad de nombres, entre
ellos, modernización, transformación y reestructuración.
Sin embargo, independientemente del nombre, la meta es aumentar
la capacidad para competir en el mercado mediante la reducción
de costos. Este objetivo es constante y se aplica por igual a la
producción de bienes o la prestación de servicios.
El
reciente surgimiento de los esfuerzos de reingeniería no
se basa en la invención de nuevas técnicas administrativas.
Durante décadas, la ingeniería industrial, los estudios
de tiempo y movimiento, la economía administrativa, la investigación
de operaciones y los análisis de sistemas han estado relacionados
con los procesos de negocios.
Algunas
compañías progresistas han visto que su respuesta
al desafío de la competencia debe ir más allá
de la reducción de los presupuestos: Han entendido que los
cambios deben ser eficientes y que no sólo deben disminuir
los costos, sino que debe mejorar la calidad. El término
reingeniería se deriva de la practica del desarrollo de sistemas
de información, que la empresa pueda retroalimentarse de
lo que está sucediendo en el mercado, en la mente de sus
consumidores y aún dentro de la propia empresa. Es de aquí
que se desprende que la mejor manera de utilizar las computadoras
consiste en usarlas para facilitar nuevos y mejores procesos de
negocios, el manejo más rápido y fluido de la información,
antes que emplearlos para automatizar los antiguos procesos. Para
hacer reingeniería, hace falta comenzar de cero. No intentar
reacomodar la vieja forma de hacer las cosas, sino comenzar de cero
aprendiendo de esa vieja forma de hacer las cosas.
En
su actual desarrollo, la reingeniería, para ser eficaz implica
un alcance amplio y su implementación exige mucha destreza.
Los procesos de negocios cruzan líneas organizacionales y
el cambiar un proceso puede afectar a otros. La reingeniería
requiere expertos en trabajo de personal, ingeniería, economía,
en mercadeo, tecnologías de diferentes clases y de hecho
en el trabajo especifico que se va desarrollar.
3.
El posicionamiento y la reingeniería
El
posicionamiento es un conjunto de actividades que proporciona la
entrada y el marco de planeación estratégico para
la reingeniería y a través del cual se implementan
los métodos para apoyar un cambio rápido y eficaz.
El primer elemento del posicionamiento es la recopilación
de datos acerca de la compañía o institución;
se compara dónde está hoy y donde quiere estar.
El
segundo elemento en importancia es la recopilación de información
acerca de la forma como se dirige el negocio. Esta información
suministra un marco de trabajo para el cambio; define las relaciones
entre las unidades de negocio de la empresa y sus respectivos procesos,
proporciona una guía básica frente a la cual se puede
medir el futuro cambio y respalda el análisis de las mejoras
en costos y efectividad.
La
tercera parte del posicionamiento es crear un ambiente en donde
se pueda implementar el cambio con rapidez, eficacia y sin afectar
a la organización. El posicionamiento y reingeniería
son dos conceptos bastante flexibles para utilizarlos en toda una
empresa o en parte de ella.
Teniendo
en cuenta que ambos dividen el negocio en partes administrables,
no existe limitación para el tamaño de las empresas
en las cuales pueden aplicarse.
El
posicionamiento es una especie de reingeniería de la marca,
del producto o de la misma empresa. Donde estoy en este momento,
y hacia donde quiero ir, o donde me gustaría estar. Debo
reestructurar mi marca, o mi producto o inclusive mi empresa, para
que sea más efectiva y esto significa reposicionarla. Revisar
los procesos que he estado utilizando hasta ahora, y ver la manera
más adecuada de corregirlos para que me permitan llegar a
ese nuevo objetivo que he fijado.
4.
La base del éxito en la reingeniería
Existen
siete condiciones que deben formar parte del proceso de reingeniería
para que llegue a Feliz término:
- Habilidad
para orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con
una metodología sistemática y amplia. Esta metodología
siempre debe comenzar con la elaboración de diagramas detallados
del actual proceso de negocios. Uno de los sectores donde ha sido
más ampliamente recibido el concepto de Reingeniería
ha sido en el automotriz. La mayoría de las plantas ensambladoras,
han buscado maneras de hacer que su trabajo sea más efectivo
a fin de poder mejorar la calidad del producto final y a la vez
poder ensamblar vehículos con mayor rapidez y en mayor
cantidad.
Por
ejemplo, tenemos el caso específico de Toyota. Los trabajadores
en la línea de montaje, deben hacer una serie de movimientos
para buscar las diferentes piezas que deberán colocar.
El esquema de estos movimientos secuenciales se le llama "espagueti".
Los ingenieros encargados de aplicar procesos de reingeniería
en la línea de ensamblaje deben esquematizar estos movimientos
y analizarlos, en conjunto con los mismos obreros, a fin de buscar
la manera de reducir los pasos, evitar el cansancio y mejorar
el proceso. El obrero deberá aprender el nuevo sistema
de trabajo adaptado a ese nuevo "espagueti" que le permitirá
ser más eficiente. Los japoneses encontraron que podían
en algunos procesos reducir más de 20 pasos en un solo
punto de ensamblaje.
- Administración
coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que
se vean afectadas. Las operaciones de negocios deben responder
a los cambios iniciados por cuatro fuerzas: competencia, regulación,
tecnología y mejoras internas. Para una mejor reacción
ante el cambio, una operación debe ser flexible y estar
diseñada para modificaciones sobre la marcha. Según
vimos en el ejemplo anterior, el personal directamente involucrado,
forma parte activa del proceso de reingeniería. Además,
este proceso es aplicado a todas las áreas de la institución
y los cambios van siendo monitoreados a medida que se van realizando,
antes de ser implementados a gran escala.
La
reingeniería representa una respuesta sistemática
al cambio y si se aplica de manera apropiada, se convierte en
una metodología de cambio, para modificar operaciones.
Como tal incluirá muchos componentes del negocio como mercadeo,
planeación, iniciativas de calidad, recursos humanos, finanzas,
contabilidad, tecnología de información. Un proyecto
de reingeniería que pase por alto estas áreas es
probable que falle durante la etapa de implementación,
debido al alto grado de interdependencia entre estas actividades.
- Habilidad
para evaluar, planificar e implementar el cambio sobre una base
continua. La reingeniería de los procesos de negocios se
encuentra casi siempre, con dos problemas muy difíciles.
El primero resulta del tamaño mismo de los proyectos: tienden
a ser muy grandes. La gerencia se siente intimidada, con justificación,
ante los proyectos de reingeniería que parecen arriesgar
el destino de la compañía. Y la segunda dificultad
que parece inherente a la reingeniería esta relacionada
con el breve tiempo durante el cual las mejoras proporcionarán
una ventaja competitiva.
Para
ambos problemas existe una solución, la reingeniería
puede desarrollarse sobre una base continua. En lugar de tratar
de implementar un proyecto de gran envergadura que reestructure
toda la corporación, puede iniciarse una serie de proyectos
más pequeños que alteren la empresa paulatinamente.
Este enfoque no solo reduce el riesgo y la demora en percibir
las utilidades sino que permite a la compañía mantenerse
evolucionando de manera continua y simultánea con su competencia.
- Habilidad
para analizar el impacto total de los cambios propuestos. Un enfoque
de reingeniería debe proveer la habilidad para analizar
el impacto que los cambios de cualquier proceso tendrán
en todas las unidades organizacionales. Además, resulta
trascendental contar con la capacidad para prever el impacto de
cualquier cambio en todos los procesos asociados de la empresa
considerada en su totalidad, ya que normalmente los procesos interactúan
entre sí.
- Habilidad
para visualizar y simular los cambios propuestos. Para el esfuerzo
de reingeniería resulta fundamental la capacidad de simulación
de los cambios que se proponen, pues este recurso permite el ensayo
y la comparación de cualquier número de diseños
alternativos. Aun cuando parece arriesgado implementar la reingeniería
de procesos sin tratar de simular los resultados, ya se ha intentado
hacerlo. En estos casos, el negocio mismo se convierte en el banco
de pruebas para el nuevo proceso, contado únicamente con
la oportunidad de rectificar alguna parte del diseño que
no se encontró satisfactoria. Tal y como mencionamos en
el caso de Toyota, los procesos son probados previamente y monitoreados
por representantes de cada departamento implicado en el proceso,
a fin de que ellos ayuden con sus ideas y conocimiento diario
de proceso y como principales afectados (beneficiados) por los
cambios.
- Habilidad
para utilizar estos modelos sobre una base continua. Los diseños
y los modelos de reingeniería se utilizan obviamente para
respaldar los esfuerzos futuros en este campo. Si se implementa
una iniciativa de calidad total, la compañía necesitará
cambiar sus procesos sobre una base común cuando las mejoras
se implanten. Y una segunda y menos obvia aplicación de
los diseños es el apoyo a las operaciones diarias de negocios,
pues ellos contienen información que puede ser útil
en la toma de decisiones operacionales, en el entrenamiento y
en el control del desempeño laboral.
- Habilidad
para asociar entre sí todos los parámetros administrativos
de la compañía. Para comenzar el proceso de reingeniería
se requiere acceso rápido a toda la información
relacionada con los procesos que se van trabajar, a los planes
de la compañía, los sistemas de información
utilizados (que permita retroalimentar el proceso con información
vital, de manera de monitorear su efectividad), la tecnología,
los organigramas, la declaración de la misión de
la empresa y la descripción de funciones, al igual que
muchos otros detalles de la administración de la empresa
y la organización laboral. Tan importante como los datos
para los nuevos proyectos, es la relación entre estos aspectos.
Es importante ver a cada departamento como parte integral del
proceso y de la empresa y no como un ente independiente.
Algunas
compañías progresistas han visto que su respuesta
al desafío de la competencia debe ir más allá
de la reducción de los presupuestos. Han entendido que los
cambios deben ser eficientes y que no sólo deben disminuir
los costos, sino que debe mejorar la calidad. Al seleccionar productos
o servicios específicos, han revisado sus procesos de negocios
en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas.
Por
ejemplo cuando Chrysler decidió construir su automóvil
experimental Viper como un auto de su línea de producción,
dio un nuevo aspecto a su ciclo de desarrollo del producto. Quiso
aplicar el proceso de reingeniería de modo que se necesitaran
menos tiempo y gastos para lanzar un nuevo vehículo al mercado,
El éxito del proyecto Viper, desde el punto de vista de negocio,
fue mucho más importante desde el punto de vista del proceso
de reingeniería que desde el punto de vista de un nuevo producto.
Chrysler probó que podía integrar a cada uno de sus
departamentos y trabajar como uno solo, reestructurando sus procesos,
a fin de poder poner en el mercado un nuevo vehículo, con
los más altos estándares de calidad, innovación
e ingeniería y en menos tiempo. Como es obvio este proyecto
no estaba motivado por la tecnología. Lo cierto es que la
tecnología se empleo para apoyar el proceso, pero el rediseño
del mismo comenzó primero y las consideraciones tecnológicas
llegaron después. Desde entonces, Chrysler aplica estas estrategias
para la producción de cada nuevo vehículo, por eso
es una de las empresas que cuenta con una mayor cantidad de productos
y con los diseños más innovadores.
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