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"¿Cómo
editar un boletín electrónico?"
(2ª parte)
Continuamos
con el informe iniciado el mes pasado en el que ya tratamos los
7 primeros apartados entre los que incluíamos, los contenidos,
el formato o la edición. A continuación completamos
los 3 últimos temas: la Política para con los suscriptores,
la gestión de la lista y la promoción del boletín.
Si echáis en falta algún apartado, os invito a comunicármelo
y, si dispongo de información sobre ello, os la puedo proporcionar
en un próximo número. ¡Vamos allá!
8)
POLÍTICA PARA CON LOS SUSCRIPTORES
Deberemos incluir
toda la INFORMACIÓN DE CONTACTO posible. Dirección
de correo-e del editor, dirección postal, teléfono,....
No debemos olvidar que la difusión va a ser internacional.
Por lo tanto, habrá que incluir datos como el país
y el número telefónico internacional completo.
Es importante
dar garantías a los suscriptores de que su dirección
no será cedida a nadie bajo ningún concepto. Es decir,
que se respeta su privacidad.
POLÍTICA
DE ALTAS. Mi posición en este aspecto es la de dar de
alta exclusivamente a aquellas personas que lo han solicitado expresamente.
Como ya he dicho, el boletín es, ante todo, una herramienta
de captación y fidelización de clientes.
Luego, sólo
queremos suscriptores que respondan al perfil de nuestro cliente
objetivo y que, por tanto, estén interesados en los temas
que tratamos.
Por otra parte,
deberemos dar el máximo de facilidades a quien quiera darse
de alta. Por ejemplo, para dar a alguien de alta lo mejor es no
pedirle más que su dirección de correo-e. Ya nos dará
otros datos más adelante cuando él quiera. Es decir,
cuando ya confíe en nosotros. De momento, la dirección
de correo-e es todo lo que nos hace falta para empezar a comunicar
regularmente con él.
Respecto a la
forma de iniciar la lista, hay quien decide arrancar con una lista
en la que ha recopilado una serie de direcciones varias de correo-e
a las que manda el primer boletín. Ofrece a esas personas
la posibilidad de darse de baja. Yo prefiero empezar desde cero
y tener en mi lista sólo personas que me han pedido expresamente
su alta en la lista. Así ha ocurrido con todos vosotros,
así crece mi lista día a día y, más
importante, sólo así puedo estar seguro de que todos
mis suscriptores sois clientes potenciales.
POLÍTICA
DE BAJAS. Debe estar muy clara la manera de dejar de estar en
la lista de difusión del boletín. No sólo eso,
sino que conviene facilitar al máximo el proceso de solicitud
de baja. Por ejemplo, si el proceso de alta se efectúa por
correo-e, también la baja debe poder hacerse por la misma
vía.
Además,
al recibir una solicitud de baja, debemos proceder a retirar a esa
persona de la lista de inmediato. No sólo por obligación
legal (por lo menos en España y algunos otros países)
sino porque si esa persona no está interesada , debemos evitar
que pueda hablar mal de nosotros por el hecho de continuar mandándole
el boletín contra su voluntad.
FACILITAR
LAS ACTUALIZACIONES DE DIRECCIÓN. El cambio de dirección
de correo-e de los suscriptores es un fenómeno más
frecuente de lo que se puede pensar. Nos interesa también
facilitar el procedimiento por el que una persona nos comunica la
nueva dirección a la que desea que le mandemos las futuras
ediciones del boletín. Con ello evitaremos perder suscriptores
y, además mantendremos nuestra lista más limpia de
direcciones inválidas.
9)
GESTIÓN DE LA LISTA.
La gestión
de la lista es un aspecto que, al principio, puede parecer irrelevante.
No obstante, cuando la lista empieza a rondar el millar de suscriptores,
se torna en un problema acuciante.
Al alcanzar
esas cifras, el trabajo de mantener la lista absorbe muchas horas
de trabajo. Me refiero a la tarea de realizar las altas, las bajas,
hacer los cambios de direcciones y, sobre todo "limpiar" la lista
de direcciones duplicadas o que ya no son operativas y son una fuente
de errores en nuestros envíos. Por lo tanto, en ese punto,
se hace imprescindible la automatización de estas tareas.
Sabiendo eso, no hace falta esperar a estar en apuros y os recomiendo
disponer, desde el principio, de algún grado de automatización.
Para ello contamos
con varias alternativas. Podemos empezar con las menos onerosas
para ir luego invirtiendo más medios cuando necesitemos más
servicio.
La primera sería
la de construir la lista EN NUESTRO PROPIO PROGRAMA DE CORREO-E.
En ese sentido, vale la pena utilizar un programa especializado
como son Eudora o Pegasus. Este último, muy potente, es shareware.
En este caso, esto significa que os podéis bajar gratuitamente
el programa (http://www.pegasus.usa.com) y deberéis pagar
únicamente si deseáis recibir el manual impreso. El
programa incluye un completísimo manual on-line que hace
innecesario en la mayoría de casos el manual impreso. Las
ventajas son el precio (En el caso de escoger Eudora, el precio
es muy reducido) y el hecho de que todo lo tenemos en casa.
Otra opción
sería la utilización de un SERVIDOR PÚBLICO
DE LISTAS. Son servidores que nos proporcionan la infraestructura
de gestión de la lista. A veces de forma gratuita, a veces
contra un pago mensual. Por ejemplo, disponemos, en español
de los de la redIris.es o de E-listas.com. También hay PSI's
que proporcionan este servicio como complemento del servicio de
alojamiento.
Por último,
existe otra opción que es la de adquirir un auténtico
programa de gestión de marketing de correo-e. Estos programas
son, básicamente Sistemas de Gestión de Base de Datos
orientados a la gestión de nuestro correo-e "repetitivo".
Es decir, gestionan nuestra lista de distribución pero son
también capaces de actuar como contestadores programados,
informar sobre productos y ofertas, hacer el seguimiento de los
clientes, etc. Su objetivo es dejarnos únicamente aquellos
mensajes de correo que, forzosamente, deben ser contestados personalmente.
Yo utilizo POSTMASTER, un programa sin el que no tendría
tiempo para nada más que para gestionar mis mensajes de correo-e
y los contactos que recibo. Podéis probarlo gratuitamente
durante tres semanas en la dirección http://www.post-master.net/rs/xjd/
10)
PROMOCIÓN.
Bien, lo tenemos
ya todo a punto. Sólo nos falta que los suscriptores empiecen
a pedir el boletín. ¿Cómo les informamos de
que está a su disposición? Los medios son los mismos
que tenemos para cualquier otra acción promocional. Voy a
mencionar algunos de ellos brevemente.
NUESTRAS
PÁGINAS WEB. La propuesta de suscripción gratuita
debe tener su espacio en TODAS Y CADA UNA de las páginas
de nuestra sede. De hecho, unos de los objetivos del web es capturar
la dirección de correo-e de cada visitante. Nuestro boletín
es la mejor herramienta para ello.
NOTAS DE
PRENSA. La salida de un nuevo medio al mercado es una noticia
de relevancia. ¡Aprovechémoslo! Preparemos una nota
de prensa y mandémosla a todos los medios on-line que podamos.
Muchos de ellos, si bien no la publicarán íntegra,
se harán eco de la noticia. Por supuesto, en la nota, deberá
venir el enlace (URL o dirección de correo-e) para suscribirse.
INFORMAR
A OTROS SITIOS DEL SECTOR. Seguro que nuestro sector cuenta
con asociaciones profesionales, comunidades, clubes, centros de
formación, webs de empresas, etc, a quienes interesa conocer
la aparición de una nueva fuente de información y
que pueden referenciarla en sus listas y directorios.
DIRECTORIOS
DE LISTAS. Así como hay buscadores de sitios web, también
hay algunos dedicados a las listas. En español, contamos,
entre otros, con E-listas.com, inchi.com/buscalistas, rediris.es/list/buscon.es.
Es imprescindible darse de alta en todos ellos.
PUBLICACIÓN
DE ARTÍCULOS EN OTROS BOLETINES. Ésta es una fuente
importantísima de nuevos contactos. Si generamos información
de calidad, hay muchos boletines que estarán interesados
en publicar algunos de nuestros artículos. Con ello llegamos
a un montón de nuevos lectores. Si somos capaces de interesarlos,
clicarán el enlace que les damos en la firma del artículo.
LA FIRMA
DE CADA MENSAJE de correo-e que mandemos puede incluir un mini-anuncio
del boletín.
He hecho un
resumen de los medios que yo he utilizado. Sin embargo, en Internet,
cualquier acción que hagáis, tiene un potencial promocional.
Por lo tanto, os invito a aplicar esas tácticas y también
todas las que podáis imaginar (intercambio de patrocinios,
intercambio de boletines, etc.)
Con esto concluyo
este informe sobre la edición de un boletín electrónico.
Como siempre, serán bienvenidas vuestras aportaciones, comentarios
y sugerencias.
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